身内の不幸で忌引き休暇を取りたいけれど「メールでどう伝えればいい？」「上司と取引先で文面は変えるべき？」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。気持ちが落ち着かないなかでの連絡は、誰でも不安になるものです。
本記事では、忌引きメールに必要な項目・送り先別の例文・マナーの注意点を詳しく解説します。すぐに使えるひな型も用意しているので、ぜひ参考にしてみてください。
この記事を要約すると
- 忌引きメールは件名・続柄・休暇期間・緊急連絡先・業務引き継ぎの5項目を押さえれば、短い文面でも職場に必要な情報を過不足なく伝えられます。送るタイミングはできるだけ早くが基本です。
- 上司・同僚・取引先・学校・友人など、送り先によって文面のトーンや記載する情報は異なります。相手が知りたいのは不在期間と急ぎの連絡先であるため、それぞれの立場に合わせた例文を参考にするとよいでしょう。
- 忌み言葉を避ける・メール後に電話で補足するなどのマナーを守れば、相手への配慮が伝わります。忌引き休暇の日数は会社ごとに異なるため、自社の就業規則を確認しておくことが大切です。
【送り先別】忌引きメールの例文
ここでは、忌引きメールの例文を送り先別に紹介します。
- 上司に送る場合の例文
- 同僚・チームメンバーに送る場合の例文
- 取引先・社外関係者に送る場合の例文
- 友人に送る場合の例文
- 学校（指導教員）に送る場合の例文
それぞれ詳しく見ていきましょう。
上司に送る場合の例文
上司に送るメールは、不幸があった事実と故人との続柄を伝え、そのうえで休みたい日程・会議や担当業務の引き継ぎ状況・緊急連絡先までを簡潔にまとめる形が適しています。忌引きは法定休暇ではなく、対象親族や休暇日数は会社ごとの就業規則で定める扱いです。
実際に取得できるか不安な場合も、まずは事実と希望日程を正確に伝える書き方が無難です。
【例文】
件名：忌引き休暇取得のお願い。
〇〇部長。父逝去のため、〇月〇日から〇日まで忌引き休暇をお願いしたくご連絡いたします。明日午前の会議資料は〇〇さんへ共有済みです。緊急時は携帯までご連絡ください。
携帯の電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
このように、短く要点を押さえると伝わりやすいでしょう。
同僚・チームメンバーに送る場合の例文
同僚やチームメンバーに送るメールでは、身内に不幸があったため不在になることを簡潔に伝えます。いつからいつまで休むのか、明日の会議や担当業務を誰に引き継いだのかまでわかるように書くのがポイントです。
忌引き休暇は会社ごとの就業規則で定める特別休暇として扱われることが多いため、詳しい事情を長く説明するよりも、周囲がすぐ動ける実務情報を優先して伝えましょう。
【例文】
件名：忌引きによる休暇のご連絡
私事で恐縮ですが、伯父逝去のため〇月〇日から〇日まで休暇をいただきます。
明日午前の会議資料は共有フォルダへ保存し、進行は〇〇さんへお願いしています。急ぎの連絡は携帯までお願いいたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
このように、短くても引き継ぎ先が見える文面にするとよいでしょう。
取引先・社外関係者に送る場合の例文
取引先や社外関係者に送る忌引きメールでは、親族の不幸により不在となる事実だけを簡潔に伝え、詳しい家庭事情には踏み込みすぎない書き方が適しています。相手が知りたいのは事情の重さよりも、返信が遅れる期間と、急ぎの用件を誰に連絡すればよいかという点です。
そのため、不在日程や代わりに対応する人の氏名と連絡先・対応が再開する目安を明記するとよいでしょう。
【例文】
件名：不在のご連絡
私事で恐縮ですが、親族の葬儀のため〇月〇日から〇日まで不在となります。その間のご連絡は〇〇までお願いいたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
このように、礼儀を保ちつつ業務連絡として整理された文面にするとよいでしょう。
学校（指導教員）に送る場合の例文
学校の指導教員に送る場合は、以下の内容を落ち着いた文面で伝えます。
- 親族に不幸があり授業や研究活動を欠席すること
- 欠席する日程
- 対応が必要な提出物の扱いについて確認したいこと
相手が判断しやすいように、いつまで連絡が取りにくいのか、復帰予定はいつかを明確にしておくと丁寧な印象を与えられます。例文としては、以下のとおりです。
【例文】
件名：忌引きによる欠席のご連絡
私事で恐縮ですが、伯父逝去のため〇月〇日から〇日まで葬儀に参列いたします。期間中の授業および面談を欠席させていただきたく、ご連絡申し上げます。提出物等でご指示がございましたらご教示ください。
何卒よろしくお願いいたします。
このようにまとめると、失礼に当たらない文面に仕上がるでしょう。
友人に送る場合の例文
友人に送る場合は、会社や取引先向けのように形式に細心の注意を払う必要はありません。ただし、身内に不幸があってしばらく連絡が遅れることだけは、早めに伝えておくと行き違いを防ぎやすくなります。
特に、約束や相談中の用件がある相手には、返信しにくい期間と、落ち着いたら改めて連絡する意向まで添えると相手も待ちやすくなるでしょう。例文としては、以下のとおりです。
【例文】
突然の連絡でごめんなさい。
実は伯父が亡くなり、明後日から通夜・葬儀に出ることになりました。しばらくばたついてしまうので、返信が遅くなるかもしれません。
約束していた〇〇の件、こちらの都合で申し訳ないのですが、落ち着いたら改めて日程を相談させてもらえたらうれしいです。またこちらから連絡するね。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
事情を簡潔に伝えつつ、相手への気遣いが感じられる文面にするのがおすすめです。
忌引きメールで伝えるべき内容
忌引きメールでは、件名を見ただけで急ぎの連絡であることがわかるようにし、以下の項目を簡潔にまとめると伝わりやすくなります。
- 件名
- 故人との続柄
- 休暇期間
- 緊急連絡先
- 業務引き継ぎについて
なお、忌引き休暇は法律で一律に決められた休暇ではなく、対象となる親族や日数は会社ごとの就業規則で定めるのが一般的です。通夜や葬儀の詳細がまだ固まっていない場合は、現時点で分かっている範囲だけ先に知らせ、確定後に追って共有する形でも問題ありません。
なお、忌引き休暇明けのマナーについては、以下の記事を参考にしてみてください。
忌引きメールを送るときのポイント
忌引きメールを送る際のマナーを押さえることは、相手への配慮を伝えるうえで重要です。ここでは重要なポイントを3つ紹介します。
- 重ね言葉や忌み言葉は使わない
- できるだけ早く送る
- メールのあとに電話してもいい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
重ね言葉や忌み言葉は使わない
忌引きメールでは、不幸が重なることを連想させる言葉や、生死を直接言い表す強い表現は避けるのが基本です。たとえば「重ね重ね」「たびたび」「再び」「くれぐれも」のような重ね言葉は使わないことを意識しましょう。
また「死んだ」ではなく「逝去した」や「亡くなった」など、受け手に配慮した言い回しへ置き換えるのが適切です。このような重ね言葉や忌み言葉は使わないように注意して文面を作成しましょう。
できるだけ早く送る
忌引きメールは、通夜や葬儀の日程が完全に固まるのを待つのではなく、身内に不幸があったことと、現時点で分かっている休暇予定だけでも、できるだけ早く知らせたほうがよいでしょう。連絡が早いほど、上司や同僚は会議対応や業務の引き継ぎを調整しやすくなります。自分自身にとっても、あとから慌てて説明する負担を減らせます。
深夜や早朝で電話しにくい時間帯であれば、まずメールで一報を入れて必要に応じてあとから電話で補足する形にすると、失礼を避けながら迅速さも確保しやすいでしょう。
メールのあとに電話してもいい
メールを送ったあとに電話で補足する対応は問題なく、むしろ丁寧な連絡として受け取られやすいといえます。深夜や早朝など電話しにくい時間帯や、すぐに文面で共有したい事情があるときは、まずメールで知らせてから改めて電話する流れでも問題ありません。
その際は、メールを送った旨をひと言添えたうえで、休暇期間や引き継ぎ先・緊急連絡先だけを短く確認すると、相手も状況を把握しやすくなるでしょう。特に、会議や顧客対応など調整が必要な業務を抱えている場合は、メールだけで終わらせず電話でも伝えるほうが、相手に安心感を与えられます。
忌引きメールに関するよくある質問
ここでは、忌引きメールに関するよくある質問にお答えします。
- 忌引き休暇は何日とれる？
- LINEやチャットツールで連絡してもいい？
- パート・アルバイトでも忌引き休暇は取れる？
- 忌引き休暇中に届いた業務メールには返信すべき？
- 忌引き連絡を受け取った側はどうやって返信する？
順に解説します。
忌引き休暇は何日とれる？
忌引き休暇は、各社が就業規則で定める特別休暇として運用するのが一般的です。日数は会社ごとに異なりますが、一般には配偶者や父母ほど長く、祖父母や兄弟姉妹は中程度・伯父や叔父のような三親等は1日程度または対象外とされることもあります。
ネット検索で調べた目安をそのまま当てはめるのではなく、まず自社の就業規則を確認し、分からなければ総務や上司に早めに相談するのが確実でしょう。
忌引き休暇については、以下の記事を参考にしてみてください
LINEやチャットツールで連絡してもいい？
LINEやチャットツールでの連絡が絶対に不可というわけではありませんが、忌引きの第一報は上司へ電話で伝えるのがおすすめです。電話が難しい時間帯やつながらない場合には、メールやSNSで補う形が無難でしょう。
社内で普段からTeamsやSlackなどのアプリを正式な連絡手段として使っている職場なら、見落とし防止の意味合いで補助的に使っても問題ありません。ただし、重要な休暇申請をチャットだけで完結させるのは避けたほうがよいでしょう。
LINEでの訃報連絡については、以下の記事を参考にしてみてください。
パート・アルバイトでも忌引き休暇は取れる？
パートやアルバイトでも忌引き休暇を取れる場合はあります。ただし、忌引きは法律で一律に定められた休暇ではなく、会社が就業規則などで設ける特別休暇として運用されるのが一般的です。
そのため、正社員だけを対象にしている会社もあれば、パート社員にも忌引き休暇を認めている会社もあり、雇用形態だけで可否を決めつけられません。もし制度がない場合でも、年次有給休暇を使って休む余地はあるため、まずは就業規則を確認し、わからなければ店長や上司・人事に早めに相談するのが確実です。
忌引き休暇中に届いた業務メールには返信すべき？
忌引き休暇中は、葬儀対応と親族対応が優先であるため、届いた業務メールすべてにその都度返信する必要があるとは言い切れません。まずは、休暇連絡の段階で不在期間・引き継ぎ先・緊急連絡先を明確にしておくことが大切です。
そのうえで、会社の就業規則や上司の指示で緊急時のみ連絡を受ける扱いになっているなら、重要度の高い案件だけを短く確認するのがおすすめでしょう。通常の相談や報告まで休暇中に抱え込む必要はないと考えてよいでしょう。
復帰後に上司や同僚へお礼と状況確認を行えば十分な場合も多いため、休暇前の段取りを整えておくことが休暇中の返信負担を減らす確実な方法です。
忌引き連絡を受け取った側はどうやって返信する？
忌引きの連絡を受けた際は、できるだけ早く簡潔に返信し、まずお悔やみの言葉と相手を気遣う気持ちを伝えることが基本です。文面は前置きを省いて本題から入り、必要以上に事情を尋ねないようにしましょう。
「仕事のことは気にせずお過ごしください」「返信は不要です」といった一言を添えることで、相手の負担を軽減できます。また、業務の確認が必要な場合でも同じ返信に記載するのは避け、相手が落ち着いてから改めて連絡するのが望ましい対応です。
忌引きメールは伝えるべきことを整理してから送りましょう
忌引きメールは、件名・続柄・休暇期間・緊急連絡先・業務引き継ぎの5項目を押さえれば、短い文面でも十分に用件が伝わります。急な知らせで気持ちが動揺していても、伝えるべき項目さえ整理できていれば落ち着いて対応できるでしょう。
送り先が上司・同僚・取引先のいずれであっても、相手が知りたいのは「いつからいつまで不在か」「急ぎの用件は誰に頼めばいいか」の2点です。本記事で紹介した例文をひな型にすれば、一から文面を考える負担を大きく減らせるはずです。
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