訃報メールの書き方と返信マナー｜送るとき・届いたときの対応を例文付きで紹介

近年、訃報の連絡を電話だけでなく、メールやLINEなどで伝えるケースが増えています。すぐに多くの人に知らせることができて、時間や場所にとらわれないのが特徴です。

とはいえ、訃報は大切なお知らせであり、伝え方を間違えると、相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。メールで送る時だけでなく、受け取って返信する場合も同じです。

この記事では、訃報メールを送るとき・返信するときのマナーや注意点を、例文を交えてわかりやすく解説します。

訃報連絡にメールを使うケースが増えている

従来の訃報連絡といえば、電話で行うのが一般的でした。特に親しい間柄の相手には、直接声で伝えるのが礼儀とされています。

しかし、電話の場合は、一人ひとりに時間がかかるうえ、葬儀までの日程に余裕がないケースも多く、連絡が間に合わないこともあります。

こうした背景から、最近ではメールで訃報を知らせる人も増えてきました。メールであれば、相手の時間を拘束せずに一斉送信が可能で、受け取る側も都合のよいタイミングで確認できます。

特に故人が会社勤めをしていた場合、社内外の関係者に速やかに連絡する手段として、ビジネスシーンを中心にメールでの訃報連絡が広まりつつあります。

訃報をメールで伝える際に記載すべき項目

訃報をメールで伝える場合、限られた文章のなかで必要な情報を正確に伝えることが大切です。受け取った相手が迷わず対応できるよう、内容を整理し、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。

ここでは、訃報メールに記載すべき基本的な項目について解説します。

故人の名前と亡くなった日

訃報メールでは、まず故人が誰なのかを正確に伝える必要があります。フルネームで記載し、続柄（父〇〇や義母〇〇など）を添えると、相手が関係性を把握しやすくなります。なくなった日付は「〇月〇日逝去」のように簡潔に記載しましょう。

死因に関しては、必要に応じてふれますがプライバシーの観点から省略するのも配慮のひとつの方法です。享年についても、あくまで遺族の意向を尊重する姿勢が求められます。

葬儀の日程と内容

通夜・葬儀・告別式の日時や会場名、場所の詳細は必ず記載します。「通夜：〇月〇日（〇）18時〜/葬儀：〇月〇日（〇）10時〜」といった形式がわかりやすいでしょう。場所は地名だけでなく「〇〇駅から徒歩〇分」などアクセス情報も記載しましょう。

また、葬儀の形式（仏式や神式など）や宗派も記載しておくと、参列者が準備しやすくなります。供花や香典の辞退、家族葬である旨も明確に記載するようにします。

喪主の名前

喪主は葬儀を取り仕切る代表者であるため、「喪主：長男〇〇」や「妻〇〇」などのように、氏名と故人との関係性を添えて記載します。

これにより、受け取る相手にとって、誰に対してお悔やみや香典を届ければよいかが明確になります。

また、社外向けの場合は、敬称や肩書きにも配慮し「喪主：〇〇（△△株式会社 常務取締役）」といった記載が求められる場面もあります。

葬儀に関する連絡先

訃報メールには、問い合わせ先も必ず明記しましょう。一般的には喪主の連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）を記載します。ビジネスシーンでは、社内の担当者名と連絡先を記入することもあります。

「ご不明な点がありましたら、下記までご連絡ください」といった一文を添えると丁寧です。返信しやすいよう、送信元のメールアドレスが有効であるかも事前に確認しましょう。

訃報をメールで伝える際のマナー

訃報をメールで伝える際には、ただ情報を送ればいいというわけではありません。相手との関係性や連絡のタイミングにも配慮が必要です。

特に突然の知らせとなるため、受け取る側の気持ちにも十分な配慮をもって伝えることが大切です。ここでは、訃報メールを送る際に気を付けたい基本的なマナーや送信する順番に関する考え方を紹介します。

家族や親族へはすぐに知らせる

故人がなくなった直後は、葬儀の詳細がまだ決まっていないことがほとんどです。しかし、家族や親族に対しては、まずその訃報だけでも速やかに伝えるのが基本的なマナーです。連絡が遅れることで、参列の準備が間に合わなくなる可能性もあるためです。

葬儀の場所や日時などの詳細は、決まり次第あらためて共有すれば問題ありません。事前に準備された連絡網やグループがあれば、それを活用するのもひとつの方法です。重要なのは「亡くなった」という事実を一刻も早く知らせることです。

メールでの送信が遅れそうな場合は、電話やLINEを活用して、伝達のスピードを優先しましょう。

関りの深い順番でメールを送る

訃報メールを一斉送信できるからといって、全員同時に送るのは避けましょう。相手との関係性や立場に配慮し、連絡する順番にも注意が必要です。

基本的には、親族→会社関係→友人・知人→ご近所や町内会の順で連絡するのが一般的です。

特に職場の関係者や故人の上司など、目上の人にはできれば電話で先に伝えるのが望ましい場面もあります。また、家族葬などで参列を制限する場合でも、少なくとも三親等内の親族には連絡するのが礼儀です。

メール本文には「詳細は決まり次第改めてご案内します」など、段階的に情報を伝える旨を記載すると丁寧です。

訃報をメールで送る際の例文

訃報をメールで送る場合、相手や状況に応じて文面を使い分ける必要があります。形式的過ぎると冷たく感じられ、逆に砕けすぎると礼を欠いてしまうため、注意が必要です。

また、訃報連絡の際には句読点を使わないようにします。これは「区切りが終わりを連想させるから」や「事が滞りなく進むように」という意味が込められています。

ここでは、訃報を社内・社外の仕事関係者、親しい親戚や友人に送る場合の例文を、それぞれの立場にふさわしい形で解説します。

社内で葬儀の連絡・案内を送る場合

社内向けの訃報メールは、関係部署や全社員に向けて一斉送信されることが多く、簡潔で事務的な表現が最適です。時候の挨拶や装飾的な言葉は避け、必要な情報を過不足なく伝えることを意識しましょう。

社外の仕事関係者に連絡・案内を送る場合

社外向けの訃報では、礼儀正しく丁寧な表現が大切です。法人宛であっても、個人への配慮や葬儀の詳細を漏れなく記載しましょう。

厚志（香典や供花）に関する辞退の有無もあらかじめ明記しておくと丁寧です。

親戚や友人に連絡する場合

親戚や友人への訃報メールは、少し柔らかい表現を交えつつも、失礼のない丁寧な文章にすることを意識しましょう。突然の連絡になることも多いため、冒頭でその旨を伝えたうえで故人との関係性や感謝の気持ちを添えるとよいでしょう。

訃報メールを受け取った際のマナー

訃報メールを送る際のマナーについて解説してきましたが、受け取った側にも気を付けるべきポイントがあります。相手の心情に寄り添った対応が求められるため、返信の文面や言葉遣いにも十分な配慮が必要です。

ここでは、訃報メールを受け取り返信する際に気を付けたい基本的なマナーについて解説します。

死因などは尋ねない

訃報メールに返信する際に、故人の死因を尋ねるのはマナー違反とされています。送り手は心身ともに大きな負担を抱えており、詳細を語る余裕がないことも多いためです。たとえ親しい関係であっても、死因について触れるのは無神経と受け取られる可能性があります。

相手が自発的に伝えてこない限りは、深追いしないのが思いやりです。返信では、故人への感謝の気持ちや遺族へのお悔やみの言葉にとどめましょう。心情を察し、そっと寄り添う姿勢が大切です。

絵文字や顔文字は使わない

訃報に対する返信は、哀悼の意を伝える正式な場面です。そのため、絵文字や顔文字などカジュアルな要素は避けましょう。たとえ親しみを込めたつもりでも、悲しみのなかにある遺族には軽率な印象を与える恐れがあります。

文面は無地で整ったものにし、文章だけで静かに気持ちを表現するよう心掛けるとよいでしょう。今回はメールでの返信について解説していますが、LINEでの訃報連絡に返信する場合も同様です。

忌み言葉を使わないようにする

忌み言葉とは、不幸や死を連想させる表現や、縁起が悪いとされる言葉のことです。「重ね重ね」「ますます」「再び」などの繰り返し言葉は、不幸が続くことを連想させます。また「四」や「九」も死ぬことや苦しむを連想させるため使わないのが礼儀です。

この他では、宗教によっても注意すべき言葉もあります。たとえば「冥福」は仏教の概念に基づく表現のため、キリスト教や神道では使用を避けた方がよいとされています。キリスト教では「安らかな眠りをお祈りします」や「天に召されたことを心よりお悔やみ申し上げます」などが一般的です。

神道では「ご冥福」ではなく「御霊の御平安をお祈りいたします」などの表現が用いられます。宗教がわからない場合は「心よりお悔やみ申し上げます」「謹んでお悔やみ申し上げます」などの宗教に依存しない表現を選ぶと安心です。

時候の挨拶は省略する

一般的なビジネスメールや手紙では、冒頭に「〇〇の候」などの時候の挨拶を添えるのがマナーですが、訃報に関する返信では不要です。時候の挨拶は形式的で余計な印象を与えるうえに、訃報という突然の知らせにはそぐわないためです。

遺族に対する気遣いを第一に考え、簡潔で失礼のない文章を心がけましょう。開口一番で「このたびはご愁傷様でございます」などと、哀悼の言葉から入るのが適切です。

返信不要と入れる

訃報への返信を送る際には、文末に「返信は不要です」といった一文を添えると遺族への思いやりが伝わります。ご家族は葬儀準備などで忙しく、返信への気遣いがさらなる負担となることもあるためです。

返信不要の一言を入れることで、相手が安心してメールを受け取れるようになります。たとえば「ご返信には及びません」や「どうかご無理なさらずご自愛くださいませ」など、自然な表現で配慮を伝えましょう。

句読点を入れない

弔事においては、句読点を使用しないのが古くからの習慣です。

句読点には文章を区切る役割があるため、物事の「終わり」や「切れ」を連想させてしまいます。さらに、葬儀が滞りなく進むようにとの願いを込めて句読点を省略する考え方もあります。

メールであっても、この習わしに合わせて句読点を省いた文面にすると、より丁寧な印象になります。句読点を使わなくても読みにくくならないよう、適度な改行や言い回しを意識しましょう。

訃報メールに返信する際の例文

訃報連絡がメールで送られてきた場合でも、返信の際には口頭や書面と同じように丁寧な言葉遣いや配慮が求められます。相手との関係性や立場に応じて、表現のトーンや文面の構成を工夫することが大切です。

ここでは、友人・上司・取引先といったそれぞれの相手に対して、失礼のない返信ができるよう、場面別の例文を紹介します。

友人に返信する場合

友人から訃報メールが届いた場合、親しい間柄であっても返信は慎重に行う必要があります。普段の会話のようなラフな言葉遣いは避け、落ち着いたトーンで丁寧に気持ちを伝えることが大切です。

また、相手の心情に寄り添いすぎて長文になると負担になる可能性もあるため、できるだけ簡潔かつ温かみのある文面にまとめることを意識しましょう。

上司に返信する場合

上司への返信では社内の上下関係に配慮した丁寧な文面が求められます。件名や冒頭では簡潔に用件が伝わるようにし、文末では略儀である旨を断ったうえで失礼のない文章を心がけましょう。

仕事のことには触れず、ご家族や体調を気遣う内容になるよう構成すると適切です。

取引先に返信する場合

取引先から訃報連絡があった場合の返信は、丁寧かつ形式的な文面が基本です。社名や部署、自分の氏名を明記し、どの立場から送っているかが一目で分かるようにしましょう。

個人的な言い回しや感情的な表現は控え、相手の企業文化に合わせて書式を整えるのがポイントです。

葬儀後に訃報を知った場合の対処方法

葬儀が終わったあとに訃報を知ることは、現代では珍しくありません。近年は家族葬や直葬といった身内だけで執り行う葬儀が増えてきており、後日メールやSNSなどで訃報を知ることもあります。

ここでは、葬儀後に訃報を知った場合の対処方法について解説します。

葬儀後に訃報を知った場合のメールの返信例

葬儀の知らせを後から受け取った場合でも、故人への感謝やご遺族への気遣いの言葉を届けることが大切です。葬儀に立ち会えなかったからこそ、文面での誠意ある対応が相手の心に届くものです。

あらたまった表現にこだわりすぎず、相手の気持ちに寄り添う姿勢を意識して返信しましょう。

葬儀を後で知った際の返信で謝ることの意味

「こちらの不備があったわけじゃないのに？」と感じる方もいるのではないでしょうか。このような場面では、故人やご遺族に対して敬意を示す意味で参列できなかったことをお詫びする文面を添えるのが一般的です。

これは、情報をくれなかった相手を責めるのではなく、自分が結果的に立ち会えなかったことを悔やみ、丁寧な気持ちを伝えるための表現とされています。

訃報連絡に関するよくある質問

メールでの訃報連絡とその返信のマナーについて解説してきましたが、訃報連絡についてまだまだ気になることがあるという方もいるのではないでしょうか。

ここでは訃報連絡に関する2つのよくある質問に答えていきます。

メール以外の連絡手段は？

メール以外で訃報を伝える手段として、よく使われるのが電話とLINEです。電話は直接声で伝えるため、気持ちが伝わりやすく丁寧な印象を与えられますが、時間を拘束するため相手の都合を考慮する必要があります。

一方、LINEはカジュアルな印象があるものの、気軽に送れて即時性が高いというメリットがあります。ただし、スタンプや絵文字を使ってしまうと無神経に見える恐れがあるため、十分な配慮が必要です。

相手との関係性や状況を踏まえたうえで、最も適した手段を選ぶようにしましょう。

メールでの訃報連絡は失礼にあたらない？

最近では、訃報をメールで伝えるケースも一般的になりつつあり、決して失礼な手段とはされていません。特に多忙な相手や遠方の関係者に関しては、時間や場所を問わずに迅速に連絡できる手段として有効です。

ただし、もともとは電話で直接伝えるのが常識とされていたため、なかにはメールでの連絡に違和感を持つ方もいます。相手との関係性や状況に応じて慎重に判断するようにしましょう。

メールを使う場合は、今回紹介した通り、文面の丁寧さやマナーを守ることで誠意を伝えましょう。

訃報メールの基本を押さえて失礼のない対応をしよう

近年では、訃報の連絡手段としてメールを用いるケースが増えてきました。形式的な印象を持たれがちですが使い方次第で十分に気持ちは伝わります。訃報をメールで送る際は、故人の名前や葬儀の日程、喪主や連絡先など、必要な情報を正確に記載しましょう。

送信する相手やタイミングにも配慮が欠かせません。また、訃報メールを受け取った際も、言葉遣いや返信のマナーに注意を払う必要があります。

相手との関係性や状況に応じて、電話・メール・LINEを上手く使い分けることが、失礼のない丁寧な対応につながります。

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