身内が亡くなった際には、その事実を伝えるために訃報連絡を行います。親族や友人に加えて、勤務先の会社にも連絡が必要です。ただし、会社に連絡する際は、友人や身内に伝える場合とは異なり、適切な伝え方やマナーを意識する必要があります。
また、企業側で訃報対応を行う担当者は、必要に応じて取引先などへ連絡を行うこともあります。しかし「どのように伝えればいいのかわからない」「何に注意しなければいけないのかわからない」という方もいるでしょう。
この記事では、会社への訃報連絡の基本ルールや注意点、具体的な伝え方について、例文付きで紹介します。
この記事を要約すると
- 会社に訃報連絡を行う際は「適切な対応」「適切な手段」「伝える内容の整理」の3つが重要なポイントとなる。
- 訃報連絡を行う際には、速やかに忌引き休暇を申請し、必要に応じて業務の引き継ぎを行うことが求められる。
- 訃報連絡を受けた会社の担当者は、取引先へ必要な情報を伝えたうえで、今後の業務の対応についても明確に説明し、相手への影響を最小限に抑えるよう配慮する。
会社への訃報連絡の基本ルール
会社への訃報連絡は、親族が亡くなったことを伝え、忌引きの取得や業務調整を行うために必要です。
個人的な事情とはいえ、職場に迷惑をかけないよう、適切なタイミングと方法で伝えることが大切です。ここでは、会社へ訃報を伝える際の基本マナーや気を付けるべきことについて解説します。
注意点
会社への訃報連絡を行う際は、特に「迅速な対応」「適切な手段」「伝える内容の整理」の3つのポイントを押さえておくと、スムーズに進められます。
まず、訃報連絡はできるだけ早く行う必要があります。会社は業務調整や引継ぎの対応が必要となるため、身内や関係者への連絡を済ませたら、すぐに会社へ連絡しましょう。
連絡手段は電話が基本です。メールなどでは詳細なやり取りが難しく、誤解を生む可能性もあるため、口頭で直接伝えるようにしましょう。
また、伝える内容は簡潔に整理しておくことが大切です。必要なのは故人との関係、亡くなった日時、忌引きの予定、葬儀の有無などです。状況に応じて、家族葬であることや弔問を辞退する旨も伝えておくと、会社側も対応しやすくなります。
一般的なマナー
会社への訃報連絡を行う際には、敬語表現に注意が必要です。主な内容は以下の通りです。
- お悔やみ申し上げます：故人に対する哀悼の意を伝える際に使用
- ご逝去：死亡という表現は使用しない
- 忌み言葉は使わない：重ね重ね・くれぐれも・ますます
故人が亡くなった直後は、突然のことで動揺ししがちですが、会社に伝える際は落ち着いて簡潔かつ正確に報告するように意識しましょう。
また、会社の担当者として取引先に訃報連絡する際には、自社のルールや慣例に従った適切な方法で連絡することが重要です。親族や友人などに対する訃報連絡やLINEでの連絡については、以下の記事で詳しく解説しています。
自分の会社への訃報連絡（身内が亡くなった場合）
身内などが亡くなり、自分の勤める会社に連絡をする場合、伝える相手や手段、伝達内容には基本的なマナーがあります。
ここでは、誰にどのように訃報を伝えるべきか、基本的マナーについて例文も交えながら解説します。
連絡する相手（直属の上司、人事・総務など）
会社へ訃報を伝える際は、まず直属の上司に連絡するのが基本です。急な休暇や業務の引継ぎが必要になる場合が多いため、部署内の状況を把握している上司へ速やかに報告しましょう。
また、忌引き休暇の申請手続きは会社ごとに異なり、人事部や総務部の対応が必要になるケースもあります。休暇の取得日数や必要書類を確認するため、上司から指示があった場合は、総務や人事にも連絡しましょう。
さらに、業務が滞らないよう必要に応じて同僚やチームメンバーにも事情を話して引継ぎを行うと周りに迷惑がかかりません。
連絡手段
訃報を会社に伝える際には、電話が基本です。訃報連絡は大切な報告であるうえ、直接話すことで意図が正しく伝わりやすいため、可能な限り電話を使いましょう。
もし上司や人事担当者が不在でつながらない場合は、時間をおいて再度かけ直すか、メールや社内チャットツールを活用することも選択肢となります。
不在でメールなどを送った場合も、相手に不快感を与えないためにあとから直接話すようにしましょう。特に上の世代の人は、メールやSNSでの連絡をよく思わない人もいるため、気を付けましょう。
伝える内容
身内が亡くなった際、休暇取得や業務の引継ぎに影響するため、必要な情報を整理し、簡潔かつ正確に伝えることが大切です。基本的な内容は以下のとおりです。
・故人との関係性
・葬儀の予定
・休む期間
・業務の引継ぎ
忌引き休暇の適用条件や申請方法は企業ごとに異なるため、手続きに必要な書類などがあるかも確認しておきましょう。また、弔電や香典の受け取りについても伝えておくようにします。
訃報連絡の例文
電話で訃報連絡する場合、簡潔に要点を伝えるようにします。
【訃報を電話で伝える場合の例文】
お忙しいところ恐れ入ります。〇〇（自分の名前）です。
突然のご連絡で恐縮ですが、〇月〇日に〇〇（故人との間柄）が逝去しました。
つきましては、葬儀へ参列するため、〇月〇日から〇月〇日まで忌引き休暇をいただきたく、ご相談させていただきました。
業務の引継ぎについては、〇〇さんにお願いする予定で、詳細はメールでお送りいたします。お忙しいところ申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
どうしても連絡がつかない場合は、メールにて訃報連絡します。本文だけでなく件名も記入しましょう。
【訃報をメールで伝える場合の例文】
件名：訃報のご連絡（忌引き休暇の申請について）
お疲れ様です。〇〇（自分の名前）です。
お忙しいところ恐れ入りますが、急なご連絡となり申しわけございません。
本日〇月〇日に〇〇（故人との間柄）が逝去いたしました。
葬儀への参列のため、〇月〇日から〇月〇日まで忌引き休暇を取得させていただきたく、ご相談させていただきます。
なお、業務の引継ぎについては、〇〇さんにお願いし、休暇前に必要な対応を進める予定です。つきましては、一度お話しできればと思いますので、お手隙の際に折り返しご連絡をいただけますでしょうか。
突然のご報告となり、ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
電話がつながらなかった場合でも、メールで誠実で冷静に伝えることで、上司にも配慮した対応ができます。
故人が勤務していた会社への訃報連絡
故人が勤務していた会社に訃報連絡する場合、従業員の逝去となるため、忌引きで休む場合とは、会社が必要とする情報や今後の対応の確認が重要になります。
ここでは、故人が勤務していた会社に訃報連絡する際の詳細について解説します。
連絡する相手
故人が在職中に亡くなった場合、最初に直属の上司へ連絡を入れるのが基本です。故人の部署などがわからない時には、人事部や総務部門に直接連絡しましょう。人事・総務は社内の対応を統括しており、適切な担当者へ情報を引き継いでくれます。
すべてすぐに決定するわけではないものの、葬儀への対応のほかに、退職手続きや社内通知、弔慰金の支給、などについて話し合う必要があります。
連絡手段
故人の部署などへの連絡は、会社の対応を円滑に進めるため、基本的には電話で行うのが適切です。直接電話で伝えることで、誤解なく情報を共有しやすくなります。
ただし、突然のことで動揺しており話すのが難しい場合などは、メールにて報告しても問題ありません。件名を明確にし、簡潔に要点を伝えたうえで、後日落ち着いてからその後の手続きについて話し合います。
伝える内容
故人が在職中であった場合、訃報を受けた会社側は社内通知を出し、関係者が参列できるよう準備を進める必要があります。そのため、会社が必要とする情報を正確に伝えることが大切です。
【会社に伝える内容】
・故人の氏名と会社内での役職
・逝去の日時と原因（原因は伝えられる範囲で）
・お通夜、葬儀の日時、場所、喪主の氏名
・社内通知の要否（家族の意向により、周知をどこまで行うか）
・香典や弔電の受付有無、供花の辞退の有無
家族葬などで会社関係者の参列を控えてもらいたい場合は、早めにその旨を明記しましょう。
訃報連絡の例文
故人が在職中であった会社に訃報連絡する場合、迅速かつ適切に行うことが求められます。電話とメールの例文は以下の通りです。
【電話の場合】
お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇（故人の名前）の家族の〇〇（自分の名前）と申します。突然のご連絡となり恐縮ですが、本日夕方に〇〇が逝去しました。
故人の意向により、葬儀は家族のみで執り行う予定でございます。そのため、誠に勝手ながら香典や供花につきましては、辞退させていただきます。ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
【メールの場合】
件名：訃報のご連絡（〇〇逝去のお知らせ）
〇〇部〇〇様
突然のご連絡となり恐縮ですが、〇〇課の〇〇（故人の名前）が〇月〇日に永眠いたしました。生前は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
なお、故人の意向により、葬儀は家族のみで執り行うこととなりました。
誠に勝手ながら、香典や供花につきましても辞退させていただきますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら、メールにてご報告申し上げます。
〇〇（遺族の名前）
連絡先：〇〇ー〇〇〇〇
会社関係者の参列を受け入れる場合は、葬儀の日程を伝えたうえで「ご都合がつきましたら、ぜひお見送りいただければ幸いです」と話すようにします。
会社の担当者が行う取引先への訃報連絡
従業員の訃報連絡を受けた場合、会社の担当者は必要に応じて取引先に伝える必要があります。特に、忌引きで休む従業員が取引先の窓口になっていた場合などは、相手方に影響を与える可能性があるため、迅速かつ慎重な対応が求められます。
ここでは、取引先への訃報連絡のマナーや適切な伝え方を解説します。
連絡する相手
従業員が亡くなったり、不幸があり従業員が忌引き休暇を取る場合、人事担当者は故人の直属の上司と取引先の担当者に連絡を行います。すでに社員本人から上司へ連絡が入っている場合は、取引先への連絡を誰が行うか社内で相談し、統一した対応を取るようにします。
取引先へ連絡する際は、今後の対応など相手が必要とする情報を簡潔に伝えるようにします。代わりに別の社員が担当する場合は、その情報も伝えておくようにしましょう。
連絡手段（電話・メール・書面）
取引先への訃報連絡は、相手との関係性や緊急度に応じて適切な連絡手段を選ぶことが重要です。明確なルールはなく電話・メール・書面が一般的です。
緊急性が高い場合や取引先に影響が出そうな場合は、まず電話で連絡するのが基本です。特に故人が進行中のプロジェクトを担当していたり、直接の窓口となっていたりした場合は、できるだけ早く連絡を入れましょう。
メールで送る場合は、件名に「訃報のご連絡」など明確な表記を入れます。関係性によっては葬儀に出席する可能性もあるため、葬儀の詳細や香典・弔電の受付可否も記載しましょう。今後の業務に影響が出る場合は、その詳細について記載します。書面で送る場合も同様です。
伝える内容
取引先へ訃報を伝える場合は、葬儀に関する情報だけでなく、必要に応じて今後の業務への影響を明確に伝えることが重要です。故人の氏名・役職・担当業務を伝え、どの案件を担当していたのかを明確にします。
次に進行中の商談や納期への影響について、社内での対応方針や後任の予定を簡潔に説明し、取引先に影響が出ないように配慮しましょう。また、葬儀に関しては、香典や弔電の受付や葬儀への参列可否について記載します。
訃報連絡の例文
取引先への訃報連絡は、相手が業務への影響を把握しやすいように、簡潔かつ必要な情報を的確に伝えることが重要です。
【電話で連絡する場合の例文】
お世話になっております。〇〇（会社名）の〇〇（自分の名前）です。突然のご連絡となり恐縮ですが、弊社の〇〇（故人の氏名と役職）が〇月〇日に逝去いたしました。生前は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
現在、社内での対応を調整しており、進行中の案件については〇〇（後任者）を窓口とさせていただきます。詳細は改めてご連絡いたしますが、何かご不明点がございましたらお知らせください。
なお、故人およびご遺族の意向により、葬儀は家族のみで執り行う予定です。そのため、誠に勝手ながらご厚志やご弔問につきましては辞退させていただきます。
【メールで連絡する場合の例文】
件名：訃報のご連絡（弊社〇〇〇〇逝去のお知らせ）
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
お世話になっております。〇〇（会社名）の〇〇（自分の名前）です。
突然のご連絡となり恐縮ですが、弊社の〇〇（故人の氏名と役職）が〇月〇日に逝去いたしました。生前は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。
進行中の案件につきましては、現在社内で調整を進めており、今後の対応については〇〇（後任者・部署名）が担当させていただきます。詳細については別途ご連絡させていただきますので、ご不明点がございましたらお知らせください。
なお、葬儀の詳細は以下の通りです。
・通夜：〇月〇日（〇曜日）〇時～
・葬儀・告別式：〇月〇日（〇曜日）〇時～
・場所：〇〇斎場（〇〇市〇〇町〇丁目）
誠に勝手ながら、香典・供花につきましては辞退させていただきます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。取り急ぎ、ご報告申し上げます。
〇〇（自分の名前）
〇〇株式会社
メールアドレス/電話番号
訃報連絡後の対応と手続き
身内の不幸により、従業員が忌引き休暇を取得したり社員本人が亡くなってしまったりした場合、訃報連絡後も必要な社内手続きがあります。
ここでは、訃報連絡後の手続きや申請方法などについて解説します。
会社への訃報連絡後に必要な社内手続き
身内の不幸で忌引き休暇を取る場合、訃報連絡にて忌引き休暇を申請します。連絡後には、必要に応じて担当者間での業務の引継ぎを行いましょう。
また、連絡を受け取った担当者は、社内通知にて関係者へ従業員の忌引き取得を周知し、業務上の連携に支障が出ないように配慮します。
従業員本人が亡くなった連絡を受けた場合、担当者は社内外への通知を行い、適切な方法で訃報を伝えます。その後、会社より給与や退職金の精算、弔慰金の支給などが遺族との話し合いのもと進められます。
忌引きの申請方法とメールの書き方
身内に不幸があり、訃報連絡の際に忌引き申請を行う必要があります。まずは直属の上司へ状況を報告し、忌引き休暇の取得を申し出ます。上司への報告後、人事部門に正式な休暇申請を行い、所定の申請書（電子フォーム）を提出する流れが一般的です。
ただし、本人の負荷を軽減するために、上司が代わりに処理を進めるようなケースもあります。そのため、上司の指示を仰ぐようにしましょう。
【メールによる忌引き申請の書き方】
〇〇部〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
この度、〇月〇日に祖父が逝去いたしました。つきましては、忌引き休暇を取得させていただきたく存じます。
【忌引き休暇取得期間】
〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
業務の引継ぎにつきましては、〇〇さんにお願いしております。休暇中、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願いいたします。
忌引き中の連絡は、下記の番号へお願いいたします。
〇〇ー〇〇〇〇
以上、よろしくお願いいたします。
会社への訃報連絡に関するよくある質問
会社への訃報連絡の方法やマナーについて解説してきましたが、葬儀後の対応などについて悩む方もいるでしょう。
ここでは、葬儀後に会社へ行うべき対応や、会社の人から香典や弔電を受け取った際の適切な対応について解説します。
葬儀後に会社へ行うべき対応は？
葬儀を終えて出社した際は、忌引き休暇中に業務を引き継いでくれた上司や同僚に簡単な御礼を伝えましょう。形式ばった挨拶は不要ですが「ご迷惑をおかけしました。ありがとうございました」など、一言添えるだけでも印象が良くなります。
忌引きの申請ができていなかった場合は、書類を作成し提出しましょう。在職中に故人が亡くなった場合は、落ち着いたタイミングで会社に伺い、生前の感謝を伝えるのが望ましいです。その際、会社から貸与されていた制服や社員証などの備品も忘れずに返却しましょう。
香典や弔電を会社の人から受け取った後にすべきことは？
葬儀で会社や取引先から弔電や香典、供花を受け取った場合は適切なお礼をします。弔電のみを受け取った場合、お礼の品は不要ですが、口頭で感謝の気持ちを伝えるのが基本です。
会社の福利厚生として手配された場合は、手配を担当した部署の方へ直接お礼を述べるといいでしょう。また、正式な方法としてお礼状を送ることもあり、目安として葬儀後1週間以内に送るのが一般的です。
香典や供花を受け取った場合は、いただいた額の3分の1〜半額程度を目安に香典返しを用意します。ただし、会社側は遺族の負担を考えて香典返しなどを辞退するケースも珍しくありません。
このような場合は、出社後に「この度はお心遣いをいただき、ありがとうございました」と口頭でお礼を伝えるだけでも問題ありません。
会社や関係者に配慮して訃報連絡をしよう
訃報連絡は家族や親族だけでなく、勤務先や取引先にも適切に伝える必要があります。会社への連絡は電話やメールが一般的で、状況に応じた言葉遣いやマナーを意識することが大切です。
また、会社の担当者として訃報連絡を受けた場合は、社内調整や取引先への連絡を速やかに行い、業務への影響を最小限に抑える対応が求められます。特に、故人が担当していた業務の引継ぎや香典・弔電の対応についても確認し、適切に対処しましょう。
訃報連絡は相手への配慮が大切です。冷静に必要な情報を整理し、関係者に負担をかけないように心がけることが大切です。
